La comptabilité a été définie comme étant, par le professeur de comptabilité à l'Université du Michigan William Paton A comme ayant une fonction de base: «faciliter l'administration de l'activité économique Cette fonction comporte deux phases étroitement liées: 1.) Mesure et rangeant les données économiques, et 2 ) communiquer les résultats de ce processus aux parties intéressées ".
Par exemple, les comptables d'une entreprise mesurer périodiquement les profits et pertes pour un mois, un trimestre ou d'un exercice financier et publient ces résultats dans un état des profits et pertes que l'on appelle une déclaration de revenus. Ces déclarations comprennent des éléments tels que les comptes débiteurs (ce qui devait à l'entreprise) et comptes à payer (ce que l'entreprise doit). Il peut également devenir assez compliqué avec des sujets comme les bénéfices non répartis et l'amortissement accéléré. Cette échelons les plus élevés de la comptabilité et de l'organisation.
Une grande partie de la comptabilité cependant, est également préoccupé par la comptabilité de base. C'est le processus qui enregistre chaque transaction, chaque facture payée, chaque centime dû, chaque dollar dépensé et cent et accumulé.
Mais les propriétaires de l'entreprise, qui peut être les propriétaires individuels ou des millions d'actionnaires sont plus préoccupés par les résumés de ces transactions, contenues dans les états financiers. Les états financiers résume les actifs d'une entreprise. Une valeur d'un actif est ce qu'il en coûte quand il a été acquis. L'état financier enregistre également quelles sont les sources des actifs étaient. Certains actifs sont sous la forme de prêts qui doivent être remboursés. Les bénéfices sont également un atout de l'entreprise.
Dans ce qu'on appelle comptabilité à double entrée, les passifs sont également résumées. Évidemment, une entreprise veut montrer une plus grande quantité d'actifs pour compenser les dettes et montrer un bénéfice. La gestion de ces deux éléments est l'essence de la comptabilité.
Il ya un système pour le faire, non pas chaque entreprise ou individu peut concevoir leurs propres systèmes de comptabilité, le résultat serait le chaos!
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